Professionisti e imprenditori: evitate questi 5 errori nell'esternalizzazione alla vostra Virtual Assistant

È vero che nessuno può fare tutto da solo. Anche i professionisti e gli imprenditori hanno bisogno di supporto e collaborazione per raggiungere i loro obiettivi.

Spesso è necessario lavorare con altre persone o assumere dipendenti per gestire al meglio il lavoro e la realizzazione dei progetti.

Inoltre, lavorare con altre persone può portare a nuove opportunità e idee creative.

Insomma, il lavoro di squadra è fondamentale per il successo sia nella vita professionale che in quella imprenditoriale.

Per esternalizzare le attività in maniera efficace ed efficiente occorre evitare questi errori frequenti.

1. Non pianificare in modo corretto l’esternalizzazione delle attività.
   

   È importante prendersi il tempo necessario per pianificare la delega in modo da assicurarsi che sia fatta in modo efficace ed efficiente. Non pianificare può comportare diversi problemi.

   a.       può causare ritardi nei tempi di consegna dei progetti, in quanto non si sarà in grado di gestire efficacemente la collaborazione con l’Assistente e coordinare i suoi sforzi con quelli dell'azienda.

   b.        può comportare un aumento dei costi, in quanto si potrebbe incorrere in errori che richiederebbero correzioni o ripetizioni, o si potrebbe scegliere Assistenti che non sono in grado di offrire il miglior rapporto qualità-prezzo.

   c.       può compromettere la qualità del lavoro finale, in quanto non si avrà il controllo adeguato su come vengono svolte le attività esternalizzate.
   
   

2. Non valutare accuratamente le persone a cui si intende delegare le attività in outsourcing.

   
   In primo luogo, si rischia di scegliere collaboratori che non sono adatti o competenti per svolgere il lavoro richiesto, il che può compromettere la qualità del lavoro finale e causare ritardi nei tempi di consegna.

   In secondo luogo, si può incorrere in problemi di gestione delle risorse, in quanto le persone scelte potrebbero non essere in grado di lavorare in modo efficiente o di rispettare i tempi stabiliti. Inoltre, non valutare accuratamente le persone a cui si intende delegare le attività può anche compromettere la sicurezza e la protezione dei dati e delle informazioni sensibili, se si sceglie un’Assistente che non adotta le misure di sicurezza adeguate.

   Assicurarsi di scegliere la persona giusta sia a livello di competenze, di esperienza nell’ambito specifico dell’attività che si intende affidare, sia a livello caratteriale, e fondamentale per non rendere controproducente l’esternalizzazione.
   

3. Non tenere conto delle implicazioni contrattuali.

   
   
   È sempre importante avere un contratto che regoli la collaborazione tra il professionista o imprenditore e l’Assistente Virtuale.

   Un contratto consente di chiarire i termini e le condizioni della collaborazione, nonché a definire i diritti e i doveri di entrambe le parti. Inoltre, un contratto può essere utile per prevenire eventuali problemi o controversie in futuro, in quanto fornisce una base scritta su cui basare eventuali discussioni o azioni legali.
   
   

4. Non comunicare in modo chiaro e trasparente le proprie aspettative e requisiti richiesti.

   
   
   Per permettere all’Assistente Virtuale di svolgere in modo adeguato il proprio lavoro, occorre esprimere chiaramente quali sono le aspettative e requisiti che la collaborazione deve avere.

   In questo modo, si evitano malintesi e si riducono le possibilità di errori e di inefficienze. Per comunicare in modo chiaro e trasparente le proprie aspettative e requisiti, è importante essere precisi e concisi nella formulazione dei propri messaggi.

   È necessario coinvolgere le persone interessate in modo attivo, ad esempio chiedendo loro di fare domande o di fornire feedback per chiarire eventuali dubbi o incertezze.

   È fondamentale che le aspettative e i requisiti siano documentati in modo chiaro e accessibile, in modo che possano essere facilmente consultati da chiunque ne abbia bisogno. In questo modo, si garantisce che le informazioni siano disponibili, aggiornate e accurate.
   
   

5. Non monitorare e valutare costantemente le attività date in outsourcing.
   

   Ciò potrebbe comportare una mancanza di chiarezza e di comunicazione, il che potrebbe rendere difficile per chi deve svolgere il lavoro, di farlo in modo efficiente e rispettare gli standard di qualità richiesti. L’Assistente potrebbe non ricevere il supporto necessario per risolvere eventuali problemi o difficoltà che si presentano durante lo svolgimento del lavoro.

   In generale, il mancato controllo del lavoro esternalizzato può portare a una diminuzione dell'efficienza e della qualità del lavoro svolto, nonché a una maggiore difficoltà nella gestione delle attività e nella risoluzione dei problemi.

Un ultimo consiglio: Abbandona l’idea del perfezionismo.

Affidare a persone esterne alcune attività svolte da tempo in prima persona da professionisti e imprenditori, non è facile, ma è una competenza che può essere acquisita; basta allenare i “muscoli” della fiducia, della costanza, della corretta comunicazione per ottenere un notevole risparmio di tempo e di energie.

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