I principali tipi di tool indispensabili per una V.A. - Parte 1
Esistono molti strumenti che possono essere utilizzati per semplificare il lavoro delle Virtual Assistant.
Si va dagli strumenti per la pianificazione delle riunioni, agli strumenti per la gestione del servizio clienti, agli strumenti utilizzati nel marketing e nelle vendite.
Alcuni di questi tool sono specifici per la gestione della propria attività, mentre altri vengono usati per gestire il flusso di lavoro con i nostri clienti.
Per Iniziare una nuova attività come Assistente Virtuale ed avere gli strumenti giusti e necessari per poter lavorare online non serve spendere molti soldi per i software.
Fortunatamente quei pochi sofware/tool che servono si possono utilizzare anche Gratis.
In questa serie di post vado ad elencare alcuni tool suddivisi per tipologia di utilizzo con la mia personale recensione.
TOOL DI WORK MANAGEMENT
ASANA
Asana è uno strumento che permette di gestire e condividere progetti e attività. Può essere utilizzato online da un browser o da un dispositivo mobile. La versione gratuita ha molte funzionalità e permette di gestire sia progetti personali (gestione operativa della propria attività) sia spazi di lavoro con i propri clienti.
RECENSIONE: Io ho scelto di usare questo tool per la gestione della mia attività, quindi, sia per la gestione aziendale dove inserisco tutte le informazioni dei miei assetti aziendali, dei nuovi progetti e obiettivi aziendali, la gestione del Calendario editoriale e anche la gestione personale (scadenze varie, sanitarie, assicurative, pianificazione viaggi, etc…)
TRELLO
Anche Trello è un tool in cloud utilizzabile in versione gratis. Come per Asana c’è la possibilità di condividere lo spazio di lavoro con i propri clienti. Trello è conosciuto in particolar modo per la visualizzazione della bacheca in modalità Kanban, mentre nella versione a pagamento è possibile attivare la visualizzazione a Lista o Tabella oppure Calendario (in Asana invece queste funzionalità sono già attive nella versione gratuita).
RECENSIONE: Ho iniziato ad usare Trello per testare il prodotto e inizialmente per tenere traccia dei task da eseguire per iniziare l’attività di Assistente Virtuale. Purtroppo, la visione a schede non è per me congeniale, preferisco una visione a lista (tipo Tabella) oppure a Calendario per visualizzare i task giornalieri. Pertanto sono passata ad Asana ed è lo strumento che utilizzo attualmente.
AIRTABLE
Airtable è un ibrido tra un foglio di calcolo personalizzabile e un tool di database che può essere utilizzata per creare uno strumento di gestione dei progetti sia per uso personale, sia per la condivisione con il team.
Il suo modello di monitoraggio dei progetti consente di gestire facilmente i progetti in un ambiente familiare simile a un foglio di calcolo, rendendolo ideale per gli appassionati di Excel e Fogli Google. Airtable è una delle scelte per il software di gestione dei progetti, però la difficoltà di apprendimento e i limiti nella comunicazione interna potrebbero non essere l’ideale per tutti.
RECENSIONE: Ho provato ad utilizzare anche questo tool. Diciamo che è abbastanza intuitivo dal momento che, come dicevo inizialmente, sembra un foglio di calcolo (Excel), ma ha anche le caratteristiche di un Database (Access). Permette quindi di poter collegare più tabelle tra loro, creare campi calcolati, filtrare dati, inserire allegati come foto o documenti (fino a 2 Gb nella versione free). Potrebbe essere un valido strumento per poter gestire per esempio un Calendario Editoriale (unica nota: nel piano gratuito la vista Calendario non riporta i task colorati in base ai tag (esempio: tag Facebook blu, tag Instagram Rosa, etc.)
NOTION
Notion è l'ideale per te se la personalizzazione del tuo flusso di lavoro è una priorità assoluta e desideri un maggior controllo nella visualizzazione della tua pianificazione e nell’esecuzione quotidiana dei task. Pensa a Notion come a una gigantesca scatola di pezzi Lego in cui puoi decidere come vuoi che appaia e funzioni, rispetto a un "kit" Lego prefabbricato.
RECENSIONE: Ho seguito la recente Masterclass gratuita per le socie PVA, dove la relatrice Debora Montoli ha condiviso le sue conoscenze e competenze di questo fantastico Tool. Ho provato ad utilizzarlo per gestire alcuni progetti personali e devo dire che ha infinite possibilità di utilizzo. In rete, inoltre, si trovano molti esempi di template gratuiti per qualsiasi tipologia di progetto.
Nei prossimi post andrò ad illustrare altri tool e software che può utilizzare non solo una Virtual Assistant per il suo lavoro ma chiunque abbia un'attività online e necessiti di tali strumenti e software per migliorare la gestione del suo business online.
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