7 trucchi per andare d’accordo
Collaborare con un’ Assistente Virtuale ha il vantaggio di farti risparmiare ore di lavoro.
Per far sì che le attività vengano svolte secondo i tuoi desiderata, nei tempi stabiliti, con rispetto e correttezza, occorre prestare attenzione ad alcuni piccoli trucchi e consigli.
Svolgere la delega al meglio, non potrà che beneficiare te come imprenditore e la tua Virtual Assistant.
Proviamo ad analizzare alcuni punti:
Sii gentile e rispettoso: al primo posto, per me, vince su tutti il rispetto. Siamo persone prima che imprenditori e imprenditrici, come in qualsiasi rapporto tra due o più persone, essere educati è l’inizio di un buona e proficua collaborazione, forse è scontato, ma farlo presente non guasta mai.
Le istruzioni devono essere chiare, precise e realizzabili: al secondo posto la chiarezza. Fornire indicazioni ben dettagliate sul compito che una V.A. deve svolgere è la chiave affinché il compito venga svolto correttamente. Ad esempio, scrivere una procedura di un’attività richiede un po' di investimento del nostro tempo, soprattutto all’inizio, ma è sicuramente uno dei trucchi per evitare errori e possibili incomprensioni oltre che ottimizzare il tuo lavoro di controllo successivo.
Utilizza un tool di gestione attività: io personalmente utilizzo Asana per organizzare le varie attività da svolgere per i miei clienti, ma ce ne sono tanti e diversi di tool che permettono di tenere traccia del progetto in corso e dei compiti assegnati ai vari collaboratori, come Trello o Notion. Se vuoi approfondire questo aspetto, ti consiglio di dare un’occhiata ai post di Paola Carrara proprio sui tool indispensabili, qui e qui.
Avere un ordine dei task da svolgere e di priorità con indicate le scadenze da rispettare, renderà il lavoro di entrambi fluido e sempre sotto controllo, con la possibilità di modificare aggiustare in corso d’opera se per esempio ci rendiamo conto che in quel momento un determinato compito è più urgente di un altro.Ottimizza la comunicazione utilizzando diversi metodi a disposizione: l’utilizzo di alcuni strumenti come un cloud dove sistemare i documenti e di facile accesso come Google Drive o Dropbox, o ancora Evernote oppure una piattaforma per effettuare le call di routine, sono fondamentali per poter lavorare insieme. Spesso ci si deve confrontare su una bozza da revisionare o meglio per compilare dei documenti si deve attingere ad una banca dati. Avere a disposizione tutti i documenti organizzati in un unico spazio accessibile simultaneamente e che registri ogni modifica all’istante, eviterà spreco di tempo nel far saltellare il documento in questione da una mail all’altra e in più avrete entrambi la certezza di lavorare sull’ultima versione del documento.
Affida prima i compiti di routine e poi prosegui con task più complessi: molte Assistenti Virtuali sono specializzate su determinati settori, indicativamente a quasi tutte possono essere richiesti task di segreteria generale (a questo proposito Erika Bolzonello ha scritto un post specifico sulle varie mansioni) oppure di tipo amministrativo (Gloria Martellini ha fatto un’ottima presentazione del task a questo link). Una volta consolidati questi compiti più comuni, potrai domandare se disponibile ad occuparsi anche di altre mansioni, soprattutto se vicine all’ambito di specializzazione.
Follow up: pianifica degli incontri periodici con la tua Virtual Assistant, gli incontri serviranno a fare il punto sullo stato dell’arte del lavoro affidato ma sarà anche un utile scambio di informazioni qualora alcuni passaggi del task non fossero chiari, chiedi sempre alla tua V.A. se il processo è valido, confrontati con lei, entrambi dobbiamo sentirci liberi di far presente se un compito è poco chiaro o se quanto delegato è attuabile nei tempi richiesti, un altro esempio.
Coinvolgi la tua V.A. nel processo del tuo business: investi il tuo tempo nel far conoscere la tua Professione / Azienda, il Team di cui fa parte anche la tua Assistente Virtuale, organizza una riunione e presenta i vari reparti del tuo lavoro. Questo ti permetterà di far conoscere i membri del Team, di presentare i compiti di ognuno. Di conseguenza in caso di necessità la comunicazione sarà diretta perché ognuno saprà a chi far riferimento per ottenere un’informazione o domandare un chiarimento.
Questi sono alcuni spunti e consigli per rendere il rapporto lavorativo il più snello possibile ed ottenere risultati positivi con lo scopo di far crescere l’attività dei Clienti.
Se hai un’azienda o hai avviato da un po' un’attività in libera professione che sta crescendo sempre di più, spero di esserti stata di aiuto nel valutare se è il momento per iniziare una collaborazione esterna con un’Assistente Virtuale.
Se la risposta è sì, puoi contattarci qui per chiedere maggiori informazioni.
Leggi gli altri articoli
