Le domande da farti prima di assumere una V.A.
Probabilmente sei arrivato qua perché stai pensando di iniziare una collaborazione con un’Assistente Virtuale ma non sai da dove partire o come fare.
Prima di tutto complimenti!!! Hai deciso di chiedere un aiuto, significa che stai dando valore al tuo business perché hai compreso che esternalizzare alcune attività può essere un ottimo modo per espanderlo e farlo crescere.
Mentre la tua V.A. si occuperà di alcuni servizi della tua attività, tu dedicherai la tua attenzione ai clienti e ai processi che generano entrate alla tua impresa.
E’ importante, però, muoversi con le idee ben chiare o quantomeno avendo definito alcuni aspetti rilevanti. Ecco a seguire alcune domande da porti prima di iniziare una collaborazione con una V.A..
La prima domanda è relativa ai compiti da assegnare ad un’Assistente Virtuale.
Occorre chiarezza su ciò che assegnerai alla tua collaboratrice.
Necessiti di un aiuto per svolgere compiti ripetitivi e ricorrenti ogni mese?
Oppure hai bisogno di un'assistente che gestisca la tua casella di posta
elettronica?
Deve seguirti un progetto e portarlo avanti in autonomia fino a completarlo?
In sostanza, quali sono competenze che deve avere la tua Assistente Virtuale?
Se non sei sicuro di come determinare ciò di cui hai bisogno:
fai un brainstorming dei compiti che vengono svolti parzialmente o con meno frequenza nella tua attività ma che sono essenziali come la gestione amministrativa
pensa anche ai compiti che tendi a procrastinare perché non ti sono di facile esecuzione o perché semplicemente non ami eseguirli, come le attività di comunicazione e content marketing e l’utilizzo dei canali social.
Sono solo alcuni spunti di partenza che sicuramente potrai approfondire con la tua Virtual Assistant.
E a questa domanda si affianca la prossima.
In base alle attività che hai deciso di delegare dovrai definire il numero di ore necessarie per svolgere i compiti assegnati. Se questo punto non ti è chiaro, non preoccuparti. Potrai concordare con la tua futura Assistente Virtuale un periodo di prova che, oltre a permetterti di conoscervi meglio, sarà di enorme aiuto nel quantificare l’impegno richiesto e il budget che ti servirà per il suo compenso.
Ad un’Assistente Virtuale è, infatti, possibile affidare dei progetti singoli con costi a servizio oppure acquistare un numero di ore mensili, in caso di una collaborazione più continuativa. In questo ultimo caso vengono offerti pacchetti a ore e generalmente con una percentuale di sconto sulla tariffa standard oraria.
Un’altra domanda a mio avviso essenziale: qual é il tipo di lavoro in cui la tua Assistente Virtuale é abile e che le piace svolgere?
Questa domanda ti permetterà di scoprire se l'Assistente Virtuale con cui stai svolgendo un colloquio ha l'esperienza e gli interessi giusti per aiutarti ed inoltre se i task che pensavi di assegnare sono compiti che svolge regolarmente. Se ad esempio ti viene riportato che adora lavorare sui social o organizzare un evento e tu stai cercando una collaboratrice esperta in amministrazione, va da sé che non è la persona adatta al lavoro a cui stavi pensando.
E’ quindi fondamentale individuare le competenze che appartengono ad un’Assistente Virtuale per trovare la persona giusta che supporti te e la tua azienda.
Ed infine, quando incontri per la prima volta un’Assistente Virtuale sfrutta la tecnologia odierna delle chat e dei video per conoscerla, la call in cui vi conoscerete sarà la base per stabilire un primo contatto di fiducia ed apprezzarvi. Può sembrare inutile ma in realtà è un modo molto semplice per stabilire se siete adatti l'uno all'altro e capire se lavorerete bene insieme.
Cosa ti blocca nel trovare la tua Assistente Virtuale?
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