Tips per delegare al meglio
Prendere consapevolezza dei diversi aspetti che compongono la propria attività, del tempo richiesto per lo svolgimento delle mansioni ad essi correlati, è fondamentale.
Quante volte è capitato di dover gestire le scadenze di consegna (che si tratti di prodotti, progetti o servizi), richieste di clienti, l’agenda degli appuntamenti, la posta elettronica intasata da valanghe di e-mail da parte di clienti, fornitori o spam. Arrivare a casa a orari folli mangiare un boccone alla svelta per poi ricordarsi che alcune fatture sono in attesa di essere verificate, emesse e inviate ai clienti ormai da tempo.
La giornata è di 24 ore per tutti e noi tutti abbiamo una vita professionale e una vita personale, una famiglia e noi stesse. Abbiamo mille cose da fare durante la giornata e spesso ci si trova a desiderare di avere la famosa lampada con il genio che ci venga in aiuto alleggerendo il nostro fardello di lavori e pensieri.
Nel business a volte è difficile anche solo pensare di delegare ad altre persone alcune attività o mansioni. La vocina interiore si fa sentire e racconta “…ma va!!! Come la so fare io questa cosa non può farla nessuno…, devo occuparmene io per forza…”.
È difficile pensare di trasferire una parte di lavoro ad un’altra persona quando si è abituati ad occuparsi a 360° di ogni aspetto della propria attività.
Ma non è impossibile!
Il segreto, che poi segreto non è, consiste nel procedere a piccoli passi e seguire alcuni accorgimenti per instaurare un sistema e un processo di delega efficace.
Per iniziare occorre porsi la domanda: “Sto impegnando il mio tempo in attività realmente focalizzate allo sviluppo del mio business, oppure sono occupato a svolgere mansioni che potrebbe o dovrebbe fare un’altra persona?”
Il processo di delega si compone di più fasi:
Decisione: Stabilire quali attività si intende trasferire alla persona che se ne farà carico. Questa fase va valutata e implementata a piccoli step, gradualmente in questo modo si acquisisce fiducia da entrambe le parti e lo “spauracchio” della delega di dissolverà.
Chiarezza: Essere chiari e specifici nel descrivere quali saranno gli obiettivi e i compiti che dovranno essere svolti (cose da fare e non fare), quali i risultati attesi e le scadenze di consegna. Cosa occorre per espletare il compito assegnato ed eventualmente concordare come provvedere a ciò che necessita. competenze, ecc.
Riscontro: la disponibilità a rispondere ad eventuali dubbi, chiarimenti è indispensabile come il continuo scambio di informazioni sull’andamento dell’attività assegnata. La possibilità di ostacoli, imprevisti, incomprensioni, errori è da mettere in conto. Ma la volontà di portare a termine il comune progetto, il rispetto nel comunicare i rispettivi pensieri e valutazioni, sicuramente porterà al superamento delle eventuali situazioni di temporanea difficoltà.
Revisione e valutazione: questa fase finale è necessaria al fine di valutare aggiustamenti nelle procedure. Questo alimenta fiducia per aver condiviso, collaborato al progetto, con il comune obiettivo di sviluppare e crescere il business.
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