SPECIALIZZAZIONE: Segreteria Generale
La Segreteria Generale è uno dei primi servizi che puoi offrire come Assistente Virtuale.
Sul sito Treccani troviamo una descrizione molto lunga del termine “segretario” che rimanda ad “una persona di fiducia”, “persona fidata, depositaria dei segreti di qualcuno o alla quale in genere si confidano segreti”, “l’impiegato che in un ufficio, in una azienda, in una società, svolge incarichi di fiducia di vario tipo per conto di un superiore”, “la persona incaricata di compiti esecutivi di coordinamento e assistenza, che variano a seconda dei settori di attività”.
Già da queste righe emergono alcune parole chiave importanti: fiducia, riservatezza, varietà, coordinamento ed assistenza.
Chi è e che cosa fa quindi una Virtual Assistant che offre servizi di Segreteria Generale?
Come Virtual Assistant che si occupa di Segreteria Generale puoi offrire servizi di vario tipo che vanno dalla gestione delle telefonate e delle e-mail all’organizzazione dell’agenda, dalle ricerche online alla trascrizione di documenti, dalla creazione di slide e presentazioni alla convocazione di webinar e riunioni online. Insomma, tutto quello che permette di rendere più efficiente la gestione dell’ufficio.
Un libero professionista che si occupa di formazione potrebbe aver bisogno di un’Assistente Virtuale che gestisca le sue telefonate quando è in aula, che gli impagini le slide che andrà ad illustrare, che si occupi di verificare le iscrizioni ai corsi, inviando i promemoria e raccogliendo i feedback finali.
Un medico potrebbe aver bisogno di qualcuno che tenga aggiornati i dati dei clienti, che gestisca gli appuntamenti, fissandoli e inviando i promemoria.
Lo studio di un commercialista potrebbe richiedere, nei momenti di scadenza in cui c’è un sovraccarico di lavoro, di un supporto per l’archivio di documentazione, l’invio di comunicazioni ai clienti, l’attività di data entry.
E questi sono solo alcuni esempi di quello che puoi fare come V.A. di Segreteria Generale. Ma non dimenticarti anche delle soft skills!
Avendo accesso a diverse informazioni aziendali, la riservatezza è fondamentale per ottenere la fiducia del cliente che ti sta delegando tutta una serie di attività.
È poi importante possedere buone doti organizzative, proprio perché le attività sono molteplici. Il mondo del digitale offre tantissimi tool che possono essere utilizzati per semplificare la gestione del tuo lavoro di Virtual Assistant (dagli strumenti per la pianificazione delle riunioni, agli strumenti per la gestione del servizio clienti, agli strumenti utilizzati nel marketing e nelle vendite). Leggi il post di Paola Carrara per scoprirne alcuni.
Ascolto e proattività chiudono il cerchio di quelle che sono per me le caratteristiche principali della V.A. che si specializza in Segreteria Generale. L’ascolto è utile per cogliere le reali esigenze del tuo cliente, soprattutto quelle nascoste, quelle di cui forse non si rende conto nemmeno lui, e la proattività per essere tu la prima a suggerire strumenti e soluzioni volte al miglioramento e alla crescita.
E sempre, qualsiasi specializzazione tu decida di scegliere, ricordati l’importanza di essere autentica, come è spiegato molto bene in questo post di Cristina Rosamilia.
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