I principali tipi di tool indispensabili per una V.A. - Parte 2
Proseguo con la carrellata di tool utili ad una Virtual Assistant per il suo lavoro online (se ti sei perso la prima parte dove ho parlato dei tool di Work Management puoi andare qui).
Una Virtual Assistant eroga i suoi servizi principalmente online, pertanto ha la necessità di utilizzare tecnologie e software di videochiamata online per interfacciarsi con i propri clienti o prospect.
Oramai la classica telefonata non basta più (si usa ancora per comunicazioni veloci). Complice anche la situazione che si venne a creare due anni fa a causa del Covid e l’introduzione dello Smart working, utilizzare tecnologie per videoconferenza è diventato prassi comune, sia in ambito professionale che personale.
TOOL PER RIUNIONI E CALL
ZOOM
Zoom è una delle applicazioni di video call più utilizzate con un'interfaccia molto facile e intuitiva. È utilizzabile sia da desktop che da smartphone e questo rende possibile connettersi anche in mobilità.
Offre un piano gratuito con funzioni di base ed alcune limitazioni rispetto ai piani a pagamento. Nel piano gratuito è possibile effettuare video call 1:1 o videoconferenze con un massimo di 100 invitati con una durata massima di 40 minuti.
È inoltre possibile effettuare la registrazione della video call (in locale con il piano gratuito e su Cloud con i piani a pagamento) come anche la condivisione dello schermo sia lato host che lato partecipante.
RECENSIONE: Utilizzo Zoom nella versione gratuita per le mie video call 1:1 come anche per gli incontri del team PVA. Lo sto usando anche per fare delle registrazioni del mio schermo da inviare ai miei clienti quando ho bisogno di far vedere alcuni passaggi, magari di qualche programma che sto utilizzando per loro e mostrare i passi da fare. Per fare questo inizio una nuova registrazione con solo io come organizzatore e registro condividendo lo schermo. Poi invio la registrazione al cliente con le indicazioni da seguire. Anche in questo caso il limite massimo per la registrazione è di 40 minuti (modifiche apportate recentemente sui piani gratis).
SKYPE
Skype è un tool per videochiamate, messaggistica della famiglia Microsoft.
È stato largamente utilizzato in passato per fare videochiamate gratis tra utenti Skype o con tariffe vantaggiose per telefonare a numeri fissi o cellulari in qualsiasi parte del mondo, quando ancora non esisteva WhatsApp.
È possibile utilizzare il tool per videochiamata anche da browser accedendo con il proprio account direttamente dal sito Internet oltre che scaricare l’app sia per desktop che per smartphone.
Come per Zoom anche con Skype è possibile condividere lo schermo, attivare o disattivare l’audio e il video, e inviare messaggi in chat.
RECENSIONE: Skype lo utilizzo generalmente per effettuare telefonate intercontinentali su numeri fissi o cellulari a costi decisamente vantaggiosi. Per quanto riguarda invece le riunioni in video call, rispetto a Zoom che ha inserito limitazioni nella durata della call per i piani gratuiti, con Skype invece non ci sono limitazioni *di tempo anche nel piano gratuito (*fino a 24 ore per chiamata)
MEET
Meet è il tool per le videochiamate della famiglia Google e quindi è perfettamente integrato con tutte le applicazioni Google, da Calendario, Gmail, Drive. Questo permette a chi deve ospitare una videochiamata di poter gestire il tutto con un unico account. Da Calendario inserire un appuntamento per una call creando direttamente il link di invito e poi inviare tramite Gmail il link per partecipare alla call. Serve però un account Google per poter accedere alla videochiamata.
RECENSIONE: Recentemente ho fatto l’upgrade del mio piano a Google Workpace Standard , e con questo piano ho la possibilità di poter registrare la videochiamata (chiedendo sempre all’interlocutore l’autorizzazione)
La videata e le funzioni sono molto simili a Zoom con la possibilità quindi di condividere lo schermo. Nella versione gratuita la lunghezza massima delle riunioni 1:1 è di 24 ore, mentre per riunioni di gruppo fino a 100 partecipanti la durata è di massimo 1 ora. Non si può invece effettuare la registrazione della riunione per i piani gratuiti.
Ci sarebbero anche altri software di video call come, per esempio, Microsoft Teams utilizzabile dai partecipanti anche senza avere un account Microsoft e che fornisce, anche nella versione gratuita, le stesse funzionalità dei tool elencati in precedenza oltre alla possibilità di poter collaborare in tempo reale nelle app di Office per dispositivi mobili (Word, Excel, Powerpoint).
Questi sono solo alcuni degli strumenti utilizzabili da una Virtual Assistant per potersi connettere con i propri clienti.
Tuttavia è bene non abusare nell’utilizzo di questi strumenti e in special modo con quegli interlocutori che non hanno familiarità con questi strumenti per cui la vecchia e cara telefonata può bastare (avremo modo di educarli a comprenderne l’uso un po’ alla volta).
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